Kako iskoreniti loše štamparske navike

Loša štamparska navika #1: Pogrešno ubacivanje papira

Jedan od najčešćih problema koji ljudi imaju sa svojim štampačem ili multifunkcijskim uređajem (MFP) je papir koji se ne uvlači pravilno ili koji izlazi zgužvan. S jedne strane, gnjavaža je ponovo štampati isti dokument. S druge strane, praktično bacate svoju investiciju u smeće svaki put kada morate da bacite štampu. Razlozi zašto se vaši dokumenti ne štampaju ispravno mogu biti mnogi. Najčešći uzrok ovog problema je nepravilno ubacivanje papira u štampač.

U budućnosti, uverite se da papir nije uvijen ili presavijen pre ubacivanja štampača. Da biste to uradili, „razmrdajte“ris papira pre nego što ga ubacite u štampač. Izbegavajte da preopterećujete svoj štampač papirom, tako što se ris ne uzdiže iznad ivične vođice. Uverite se da su vođice u fioci za papir pravilno podešene i da je papir umetnut u skladu s tim.

Preduzimanje ovih koraka pre ubacivanja papira u štampač pomoći će vam da izbegnete nezgode sa štampanjem u budućnosti.

Loša štamparska navika #2: Bespotrebna potrošnja

Nepažljivo štampanje je uobičajena, ali štetna zamka u koju upadaju mnogi zaposleni. Statistički podaci otkrivaju da prosečni zaposleni u kancelariji štampa i do 10.000 dokumenata svake godine i odbaci oko četiri miliona tona papira svake godine. Ove statistike mogu zvučati preterano. Međutim, kada razmislite o tomekoliko zaliha trošite, ti brojevi izgledaju realnije. Još jedna navika koju je potrebno promeniti je da prekinete neoprezno, rastrošno štampanje. To možete učiniti tako što ćete iz svoje svakodnevice izbaciti sledeće rasipne navike štampanja:

Štampanje svakog dokumenta

Neki zaposleni u kancelariji imaju naviku da štampaju dokumente,iako bi bilo jednostavnije koristiti digitalnu verziju. Umesto da nastavite sa ovom praksom, ustanovite i primenite kvotu za štampu kako biste motivisali svoj tim da dobro razmisli pre štampanja. Ove kvote se mogu utvrditi i rasporediti na dnevnom, nedeljnom ili kvartalnom rasporedu. Takođe, obavezno pregledajte svaki dokument pre štampanja kako biste bili sigurni da štampate samo ono što je potrebno, a ne one nasumične prazne listove između dokumenata.

Štampanje u boji kada ono zapravo nije potrebno

Iskreno, koliko često proverimo postavke štampača pre slanja posla? Uprkos činjenici da je većina kancelarijskih dokumenata crno-bela, zaposleni će često slučajno štampati u boji pomoću funkcije QuickPrint (ili slične) bez provere setovanja. Iako štampanje u boji košta samo malo više od monohromatskog, ovo je ipak uobičajena greška u štampi koja s vremenom može koštati stotine kompanija.

Jednostrano štampanje

Iako neki dokumenti moraju biti jednostrani, neki drugi poslovi za štampu ili kopiranje mogli bi imati koristi od dvostranog štampanja. Na kraju, dvostranim štampanjem vaša kompanija može uštedeti na papiru i potrošnim delovima, što će ostaviti više prostora za ulaganje u nadogradnju vaše opreme ili druga poboljšanja kasnije!

Loša štamparska navika #3: Ostavljanje dokumenata na štampaču

Ovo se može dogoditi svakome. Šaljemo posao na štampu, odvlači nam pažnju telefonski poziv ili razgovor sa kolegom i zaboravljamo da preuzmemo dokumente. Iako je ovo vrlo čest događaj, on može preći u opasno narušavanje bezbednosti ako dokumenti dođu u pogrešne ruke.

Najbolji način da se osigura da dokumenti ostanu sigurni je ulaganje u softver za upravljanje štampom. Neki sistemi garantuju da se dokumenti neće štampati dok ne dođe pravi zaposleni koji ih preuzima pomoću PIN koda ili drugih akreditiva. Ovo će vam pomoći da zaštitite osetljive dokumente, a istovremeno smanjite rasipnu potrošnju zaliha od zaboravljenih dokumenata. iPlus je jedan ovakav sistem, koji pored ovog ima razne druge benefite.

Loša štamparska navika #4: Korišćenje pogrešnih podešavanja

Prvo što treba proveriti pre štampanja posla jeste da li dokument ima pravi format datoteke. Izbegavajte i .png i .gif formate, jer se ne prevode dobro izvan ekrana računara. Zatim proverite da li koristite bilo koje od gore pomenutih rasipničkih podešavanja, poput nepotrebnog štampanja u boji. Pregledajte dokument pre štampanja kako biste potvrdili da će dokument odgovarati vašim potrebama i očekivanjima. Možda vam izgleda kao gubljenje vremena provera postavki pre svakog posla, ali uštedećete vreme i novac zbog ponavljanja poslova na duži rok.

Koristimo internet kolačiće (cookies) i poštujemo Vašu privatnost kako bi imali optimalno iskustvo na našoj web strani.
Pogledajte Politiku privatnosti za više detalja.